Kiedy pracownik oddelegowany do pracy w Niemczech może zachować polskie ubezpieczenie społeczne?

Delegowanie pracowników do Niemiec to dla wielu polskich firm codzienność – szczególnie w branżach takich jak budownictwo, IT, logistyka czy usługi techniczne. Jednym z kluczowych pytań, które pojawia się przy takim wyjeździe, jest to, czy pracownik nadal podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu (ZUS), czy musi zostać objęty niemieckim systemem. Odpowiedź brzmi: to zależy – ale unijne przepisy dają w tym zakresie dość jasne reguły.

Zasada ogólna: ubezpieczenie tam, gdzie praca

W Unii Europejskiej obowiązuje zasada, że składki na ubezpieczenia społeczne opłaca się w państwie, w którym faktycznie wykonywana jest praca. Gdyby więc stosować ją bez wyjątków, pracownik wysłany do Niemiec od pierwszego dnia podlegałby niemieckiemu systemowi ubezpieczeń.

Jednak właśnie delegowanie jest jednym z najważniejszych wyjątków od tej reguły.

Delegowanie a zachowanie ZUS – podstawa prawna

Możliwość pozostania w polskim systemie ubezpieczeń wynika z rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenia wykonawczego nr 987/2009. Przepisy te obowiązują we wszystkich państwach UE, w tym w Polsce i Niemczech.

Jeżeli spełnione są określone warunki, pracownik delegowany może nadal podlegać polskiemu ZUS, mimo że pracuje czasowo za granicą.

Najważniejsze warunki zachowania polskiego ubezpieczenia

1. Czas delegowania – maksymalnie 24 miesiące

Delegowanie do Niemiec nie może przekroczyć 24 miesięcy. Jeżeli od początku wiadomo, że praca potrwa dłużej, zachowanie ZUS nie będzie możliwe.

2. Pracodawca musi normalnie działać w Polsce

Firma delegująca:

• prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w Polsce,

• osiąga tu znaczącą część obrotów,

Tzw. „firmy skrzynkowe” tworzone tylko po to, by wysyłać pracowników za granicę, nie spełniają tego warunku.

3. Pracownik był wcześniej objęty polskim systemem

Co do zasady, pracownik powinien podlegać polskiemu ubezpieczeniu społecznemu przed delegowaniem (najczęściej co najmniej przez 1 miesiąc). Delegowanie „prosto z rekrutacji” bywa kwestionowane przez ZUS lub niemieckie instytucje.

Dokument kluczowy: zaświadczenie A1

Formalnym potwierdzeniem podlegania polskiemu ZUS jest zaświadczenie A1, wydawane przez ZUS na wniosek pracodawcy.

Dlaczego A1 jest tak ważne?

• chroni przed koniecznością opłacania składek w Niemczech,

• jest respektowane przez niemieckie urzędy i kasy chorych,

• często bywa kontrolowane podczas inspekcji na budowach czy w zakładach pracy.

Bez A1 niemieckie instytucje mogą uznać, że pracownik powinien być ubezpieczony w Niemczech – nawet wstecz.

Dobrze przygotowane delegowanie to nie tylko formalność, ale realna ochrona interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika.