Jak można zmienić adres w belgijskim urzędzie skarbowym?

Dla wielu Polaków mieszkających lub pracujących w Belgii aktualny adres jest kluczowy do prawidłowego rozliczania podatków, otrzymywania korespondencji podatkowej, decyzji fiskalnych i innych ważnych dokumentów. Zmiana adresu w administracji skarbowej często łączy się też ze zmianą adresu w rejestrze ludności (National Register) i ma wpływ na całe postępowanie podatkowe.

Zgłoszenie zmiany adresu w gminie (Commune / Gemeente)

W Belgii urzędnicy skarbowi bazują na danych z rejestru ludności, który prowadzi gmina. Dlatego aby urząd skarbowy wiedział o Twojej nowej lokalizacji, musisz najpierw:

zgłosić zmianę adresu w urzędzie gminy, w której teraz mieszkasz. Zgłoszenia dokonuje się:

✔ osobiście w biurze „Population / Bevolking”
✔ online, jeśli Twoja gmina udostępnia taką usługę
✔ najpóźniej w ciągu 8 dni roboczych od przeprowadzki.

Po zgłoszeniu:

• policjant lub urzędnik odwiedzi nowy adres w celu potwierdzenia zamieszkiwania;

• po pozytywnej weryfikacji Twój adres zostanie wpisany do National Register;

• następnie otrzymasz wezwanie do urzędu, by zaktualizować adres na Twojej belgijskiej dowodzie tożsamości lub karcie pobytu.

To zgłoszenie w rejestrze ludności ma kluczowe znaczenie dla administracji podatkowej, ponieważ dane są synchronizowane z innymi rejestrami państwowymi, w tym systemem podatkowym.

2. Zgłoszenie zmiany adresu bezpośrednio do FPS Finances

Jeśli już jesteś zarejestrowanym podatnikiem (rezydentem lub nierezydentem dla celów podatkowych), po zmianie adresu możesz dodatkowo poinformować urząd skarbowy bezpośrednio:

FPS Finance posiada dedykowaną usługę dla osób, które są nierezydentami lub których sytuacja podatkowa się zmieniła. Możesz tam zgłosić:

• zmianę adresu zamieszkania,

• zmianę sytuacji rodzinnej,

• nowy numer konta bankowego

W praktyce dostępne są różne sposoby:

• przez system e‑services / MyMinfin (np. po zalogowaniu się i wysłaniu odpowiedniego zgłoszenia online);

• wysyłając odpowiednie dokumenty lub formularz wraz z dowodem nowego adresu (np. zaświadczenie z gminy, rachunek za media itp.).

Oficjalna strona FPS Finance zawiera sekcję „Change of address” przeznaczoną właśnie do takich zgłoszeń. Kontakt z administracją podatkową również jest możliwy telefonicznie lub listownie (obsługa odbywa się po niderlandzku, francusku lub niemiecku).

Aktualizacja w systemie podatkowym przy rozliczaniu

Jeżeli już składasz deklarację podatkową (np. non‑resident tax return — formularz podatkowy dla nierezydentów), masz również możliwość zaktualizować adres w trakcie składania lub poprawiania deklaracji:

np. w systemie Tax‑on‑web / MyMinfin podczas wypełniania zeznania podatkowego.

To ważne, ponieważ urząd może wysyłać korespondencję (np. decyzje podatkowe lub wezwania) na adres zapisany w systemie. Zgłoszenie aktualnego adresu minimalizuje ryzyko nieotrzymania ważnych dokumentów.

Co warto wiedzieć przed zmianą adresu

Termin zgłoszenia jest ważny – administracja belgijska zwykle oczekuje zgłoszenia zmiany adresu w gminie w ciągu 8 dni roboczych od przeprowadzki.

Jeżeli nie zgłosisz zmiany, urząd może wysyłać dokumenty na stary adres, co utrudni komunikację podatkową i może wpływać na terminy rozliczeń. Dane w National Register są podstawą do aktualizacji m.in. danych w systemie podatkowym, ubezpieczeń, pomocy socjalnej i innych usług administracyjnych.

Zgłoś zmianę adresu najpierw w urzędzie gminy, aby została zaktualizowana w National Register.

Skontaktuj się bezpośrednio z FPS Finances przez MyMinfin lub formularz zgłoszenia zmian, jeśli potrzebujesz uaktualnić adres w kontekście rozliczeń podatkowych.
Aktualizuj dane również podczas składania lub poprawiania deklaracji podatkowej w systemie online.

Dzięki temu Twoje sprawy podatkowe w Belgii będą prowadzone poprawnie, a urząd skarbowy będzie posiadał aktualne dane kontaktowe.